Qu’est-ce que le grand livre général ?

Le grand livre général est un registre regroupant tous les mouvements financiers d’une entreprise. On y retrouve toutes les transactions bancaires effectuées permettant d’avoir une vue d’ensemble des finances de la société.

Ce document, obligatoire pour n’importe quelle entreprise commerciale, physique ou morale, est essentiel dans le suivi financier d’une entreprise.

Le grand livre général permet de centraliser et d’offrir une vue d’ensemble complète des mouvements financiers de la société.

Qu’est-ce qu’il y a dedans ?

Dans un grand livre général, on retrouve les éléments suivants :

-          Comptes : chaque transaction est répertoriée via un compte comptable spécifique. En fonction de la nature de ces transactions financières, vous y retrouverez des comptes actifs, passifs, les dépenses, les revenus, etc…

-          Débits et crédits : dans le grand livre général, toute transaction est enregistrée en double flux : au débit et au crédit afin de conserver l’équilibre comptable.

-          Balance des comptes : on va ici retrouver le solde actuel de chaque compte, récapitulant l’ensemble des débits et crédits enregistrés.

-          Journalisation : il s’agit de retrouver de façon chronologique et continue les transactions financières réalisées au cours d’un exercice comptable.

Combien de temps faut-il conserver son grand livre ?

Pour savoir combien de temps vous devez conserver votre grand livre général, il faut se référer à deux législations :

-          Selon le Livre des Procédures Fiscales (LPF), tout document comptable doit être conservé pendant une durée de 6 ans après la dernière opération enregistrée.

-          Le Code de commerce, lui, impose la conservation de tout document comptable durant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.

Vous l’avez donc compris, pour être certain d’être dans les clous, il vaut mieux conserver votre grand livre général pendant 10 ans.

Pour avoir une comptabilité fiable, une tenue rigoureuse et une mise à jour régulière de votre grand livre général est primordial. Il va permettre :

-          D’avoir une visibilité en temps réel de la situation financière de l’entreprise.

-          De suivre les entrées et sorties d’argent permettant ainsi une meilleure détection d’erreurs ou anomalies.

-          Une meilleure gestion de sa trésorerie puisque vous pourrez prévoir vos besoins futurs et diminuer les crises de trésorerie.

-          Un suivi de la performance financière de votre société, ce qui facilitera la définition de vos objectifs et stratégies.

-          Une meilleure gestion des risques : avoir un état des lieux en temps réel permet une fiabilité et une anticipation des éventuelles tendances négatives de votre activité, ce qui va permettre une meilleure réactivité.  

Que risque-t-on en cas de non tenue de son grand livre général ?

Une mauvaise ou absence de tenue du grand livre général de votre entreprise, vous vous exposez à plusieurs risques :

-          Sanctions légales voir financières : vous pourrez être condamnés à des amendes ou pénalités pour non-respect des obligations comptables mais aussi être poursuivi pour non-conformité aux lois comptables.

-          Problèmes de transparence : ne pas tenir régulièrement votre grand livre général peut entraîner un manque de visibilité et de clarté de la situation financière de votre entreprise.

-          Difficultés de gestion : sans une comptabilité claire et sûre, il va être plus complexe de gérer l’activité de votre société puisque vous n’aurez pas la possibilité de bénéficier d’une fiabilité de votre trésorerie.

-          Risque fiscal : si votre comptabilité n’est pas à jour, en cas de contrôle fiscal, votre entreprise pourra être assujetti à un contrôle fiscal entraînant parfois à des pénalités et intérêts de retard.

-          Risques pour la pérennité de votre entreprise : une mauvaise gestion de la comptabilité de votre société peut entraîner des difficultés financières et ainsi mener à des situations complexes telles que la faillite de votre entreprise.

En bref :

La bonne tenue de son grand livre général va permettre d’assurer la transparence et la fiabilité de données financières d’une entreprise et va permettre de vous aider dans la définition de votre stratégie